Cos'è
Con l'entrata in vigore del D.P.R. n. 445/2000 non è più prevista l'autentica di firma su documenti rivolti agli Enti Pubblici.
L’autentica di firma, o più precisamente di sottoscrizione, come indicato nell'art. 21 del D.P.R. 445/2000, non appartiene propriamente ai servizi demografici, bensì al dipendente incaricato dal Sindaco, che potrebbe essere l'impiegato di un qualsiasi ufficio comunale.
"Sottoscrizione” significa, in senso letterale, “scrivere sotto”. E’ quindi impossibile autenticare una sottoscrizione in bianco, dato che nel significato letterale del termine occorre che vi sia un qualcosa da sotto-scrivere, nonché per la necessità di verificare che l’autentica ricada nelle competenze dell'impiegato incaricato dal Sindaco.
La firma deve essere apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità valido), quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, che ha identificato il dichiarante indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi completando con il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio.
Non occorre autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi, anche in via telematica, dato che l'art. 38 del D.P.R. n. 445/2000 prevede che l’autenticità della firma sia garantita dalla copia di un documento di identità. Lo stesso articolo 38 consente a tutti i dipendenti addetti al ricevimento di una pratica di autenticare la sottoscrizione, se non viene allegato il documento, limitatamente alla pratica stessa. Se ci si rivolge ad esempio alla ASL piuttosto che all'Agenzia delle Entrate o all'Ufficio Tecnico, l’impiegato che si occupa dell'istanza può autenticare la firma apposta in calce, senza bisogno di incarichi particolari, in quanto già previsto del Legislatore.
Limiti all'attività di autenticazione da parte dell’incaricato comunale: secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). L'autentica ad opera di soggetti diversi dal notaio deve essere quindi intesa come una deroga a questo principio generale, e non può pertanto essere applicata a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.
Quali sottoscrizioni si possono autenticare in Comune:
- gli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati (art. 7 legge n. 248/2006 e ss.mm.);
- le quietanze liberatorie (art. 8, c. 3 bis legge n. 386/1990; legge n. 106/2011);
- gli atti previsti dal Codice di Procedura Penale (art. 39 disp. Att. c.p.p.);
- le firme in materia di adozione internazionale (art. 31 lett. e) L. 184/1983);
- le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990);
- le istanze e dichiarazioni sostitutive di atto notorio che riguardano “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato” (D.P.R. 445/2000 art. 47);
Quali sottoscrizioni NON si possono autenticare in comune (in quanto non ricadono nelle deroghe previste dalle disposizioni di legge):
- le dichiarazioni d'impegno e volontà, le procure, le autorizzazioni, le deleghe (che non siano relative a pensioni), i consensi, le accettazioni, le rinunce o le dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco. In questi casi è necessario rivolgersi ad un notaio.
- le firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. La lingua ufficiale della Repubblica Italiana (ai sensi dell'art. 1 della Legge 482/1999) è l'italiano; pertanto all'eventuale documento presentato in lingua straniera deve essere allegata idonea traduzione (la firma che verrà autenticata sarà quella presente nella documentazione scritta in italiano).
Si ricorda che l'art. 30 bis del D.L. n. 76/2020, convertito in Legge dello Stato, ha esteso l'obbligatorietà dell'autocertificazione anche ai privati (ad esempio banche e assicurazioni).
Se il dichiarante non sa o non può firmare si applicano le regole generali stabilite dall'art. 4 del D.P.R. 445/2000, quindi l’incaricato dal Sindaco accerterà la volontà del dichiarante, che deve essere resa liberamente senza costrizioni, verificherà, per quanto possibile, che sia in grado di intendere e volere e darà atto della volontà del sottoscrittore e dell’impossibilità materiale a sottoscrivere, senza fare cenno – per privacy – di quale sia il tipo di impedimento.
L'autentica di copia consiste nella dichiarazione di conformità della copia di un atto all'originale fatta da un pubblico ufficiale.
Può essere richiesta anche da una persona diversa dall'interessato e in un Comune diverso da quello di residenza. La copia però può essere autenticata soltanto se ottenuta da un documento originale, pertanto non possono essere dichiarate autentiche le copie fatte da documenti diversi dall'originale. La copia autentica è valida come l’originale a tutti gli effetti di legge.
Nei casi in cui l’interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autenticata di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale.
La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può essere utilizzata anche per attestare la conformità all'originale della copia di una pubblicazione, di un atto amministrativo o di documenti fiscali.